الهيكل التنظيمي لمكتب مسجل الكلية
مهام الأقسام التابعة لمسجل كلية الطب
أولاً : قسم التسجيل والقبول :
مهام قسم التسجيل والقبول :-
1_ استلام ملفات الطلبة المنسبين للكلية والتأكد من أستفاء جميع المستندات حسب القوانين واللوائح والتعليمات. 2 _ استلام ملفات الطلبة المنتقلين الى الكلية من لجنة المعادلة والقبول وذلك بعد موافقة الدكتور عميد الكلية أو الدكتور وكيل الكلية أو المسجل والتأكد من موافقتها للشروط حسب القوانين واللوائح والتعليمات .
3 _ صرف رقم دراسي للطالب .
4_ تجديد القيد للطلبة عند بداية السنة الدراسية حسب التعليمات واللوائح .
5 _ حفظ ملفات الطلبة والمحافظة عليها ومراجعتها وجردها من حين لأخر لاستفاء النواقص .
6_ إعداد قوائم بأسماء الطلبة الذين قاموا بتجديد قيدهم وإحالتها إلى الاقسام العلمية وقسم الدراسة والامتحانات , بنسخة أكترونية ونسخة ورقية حسب الامكانيات .
7_ صرف بطاقة دراسية أو تعريف جامعي للطلبة .
8_ صرف جميع أنواع الافادات للطلبة المقيدين بالدراسة في جميع السنوات الدراسية في العام الجامعي الحالي و مساعدة الطالب بالمعلومات التي يحتاجها حسب القوانين واللوائح .
9_منح أخلاء طرف للطلبة الخريجين والطلبة المنتقلين من الكلية .
10_استلام طلبات إيقاف القيد والتأكد من عدم استنفاذ عدد مرات ايقاف القيد حسب القوانين واللوائح وأحالة نسخة منها الى وحدة الدراسة والنتائج بقسم الدراسة والامتحانات .
11_ اتمام إجراءات الاستضافة للطلبة بعد موافقة الدكتور عميد الكلية أو وكيل الكلية واعتمادها من المسجل .
12 _ تسليم ملفات الطلبة الخريجين من وحدة المحفوظات إلى وحدة الأرشيف بقسم الخريجين بإدارة المسجل .
ثانياً : قسم الدراسة والامتحانات :
مهام قسم الدراسة والامتحانات :-
1_ التنسيق مع الأقسام العلمية والمسجل في وضع الجداول الدراسية .
2_ تنظيم جداول الامتحانات الجزئية والنهائية بالتنسيق مع الاقسام العلمية والمسجل , وإحالة نسخة منها إلى الادارات العامة المختصة بالجامعة والكليات الاخرى .
3_استلام قوائم الطلبة الذين قاموا بتجديد قيدهم من قسم التسجيل والقبول ومراجعتها وتحويلها الى الاقسام العلمية .
4_التنسيق مع المسجل في تجهيز القاعات والدرجات والمشرفين فترة الامتحانات .
5_ حفظ النتائج ورقياً وأكترونياً ومنح كشف درجات للطلبة .
6_رصد النتائج بعد استلامها من الاقسام العلمية .
7_ استخراج النتائج بعد الرصد والإعلان عنها حسب التعليمات واللوائح .
8 _ استلام طلبات المراجعة بعد النتيجة وتسليمها للأقسام العلمية .
9_ أبلاغ الإدارة العليا بالنتيجة والإحصائية .
10 _ مخاطبة الأقسام بالنتائج الضائعة والنواقص الغير موجودة بوحدة الاعداد والتوثيق بقسم الدراسة والامتحانات .
ثالثاً : قسم الحاسب الآلي والمنظومة :
مهام قسم الحاسب الآلي والمنظومة:-
1_مساعدة اقسام ادارة المسجل على القيام بإعمالها على أكمل وجه .
2_ مساعدة جميع أقسام ادارة المسجل على تطوير عملها الكترونيا .
3_ المساعدة فى عمليات المسح الضوئي للمستندات والصور .
4 _ الصيانة الدورية للأجهزة داخل الإدارة .
5_ تفعيل الموقع الالكتروني والبوابة الالكترونية للطلبة .
6_ تقديم التسهيلات والخدمات التي تساعد في إنشاء منظومة الكترونية للطلبة .
7 _ إدخال جميع بيانات الطلبة من أجل تفعيل المنظومة .
8 _ العمل على تجهيز بطاقات الطلبة الكترونيا .
رابعاً : قسم الامتيــــاز :
مهام قسم قسم الامتياز :-
1_ استلام قوائم الطلبة الناجحين بالسنة الخامسة من قسم الدراسة والامتحانات بإدارة المسجل .
2_ تنظيم القوائم وتوزيعها على الاقسام بالمستشفيات من أجل التدريب التكميلي للطلبة.
3_ صرف كتيب متابعة للطلبة والتنسيق مع الاقسام في متابعة الطلبة المتدربين , ومحاولة حل مشاكلهم .
4_ استلام كتيب المتابعة من الطالب بعد انتهاء المدة المحددة .
5_ اعتماد كتيب المتابعة من الدكتور وكيل الكلية أو مسجل الكلية وتحويلها الى قسم الخريجين بإدارة المسجل.
خامساً : قسم الخريجين :
مهام قسم الخريجين :-
1_ استلام قائمة بأسماء الطلبة الناجحون بالسنة الخامسة من قسم الدراسة والامتحانات .
2_ استلام كتيبات الطلبة الذين أنهوا التدريب التكميلي ( الامتياز ) من قسم الامتياز.
3_ استلام ملفات الطلبة الخريجين من وحدة المحفوظات بقسم التسجيل والقبول .
4_ اعداد ومنح افادات التخرج وكشف الدراجات للخريجين بالتنسيق مع قسم الدراسة
والامتحانات .
5_ أعداد قائمة بأسماء الطلبة الخريجين في كل دفعة , وإحالة نسخة منها لمكتب الخريجين بالجامعة .
6_ أعداد قائمة الطلبة الاوائل في كل دفعة , وإحالة نسخة منها لمكتب الخريجين بالجامعة .
7_استلام صور ضوئية من إفادة التخرج والتأكد من صحة البيانات قبل تصديقها طبق الاصل .
8_ منح جميع أنواع الافادات التي يحتاجها الخريج .
9_ حفظ الملفات بوحدة الارشيف التابعة لقسم الخريجين , وتنظيمها وتصنيفها لسهولة الرجوع اليها .
10 – متابعة الخريجين , وذلك عن طريق تعبئة استبيان لكل خريج أثناء تقديمه على إفادة تخرج .
أ.اسامة علي شعيب
مسجل كلية الطب البشري
إلية عمل الوحدات والأقسام التابعة لمسجل كلية الطب
( قسم التسجيل والقبول )
أولاً : إلية تسجيل الطلبة الجدد
يتم تسجيل الطلبة الجدد الناجحون من مرحلة الاعداد وذلك بعد تنسيبهم لكلية الطب من قبل منظومة المسجل العام وفق الخطوات التالية :-
- تصل قائمة الطلبة الناجحون من سنة الاعداد إلى عميد الكلية وذلك لاعتمادها واحالتها لمسجل الكلية ويكون عدد الطلبة المنسبين للكلية يتوافق مع احتياجات الكلية وقدرتها الاستيعابية .
- تقوم الكلية بالإعلان عن موعد التسجيل وذلك عبر اللوحات الاعلانية والموقع الرسمي للكلية والصفحة الرسمية لإدارة المسجل ، ويرعى في الإعلان التأكيد على الأوراق المطلوبة ومكان التسجيل ومدة التسجيل .
3.تقوم وحدة شؤون الطلبة باستلام الملفات من الطلبة , والتأكد من استيفائها لجميع الشروط حسب اللوائح والقوانين المعمول بها من الكلية والجامعة.
4.يقوم الطالب بتعبئة النموذج المخصص من إدارة المسجل ووضعه في الملف مع باقي الأوراق المطلوبة والتى تتضمن الآتى :
الشهادة الثانوية الأصلية – 6 صور ملونة – شهادة صحية –شهادة ميلاد الطالب والوالد والوالدة- الرقم الوطني –ايصال مالي بدفع القيمة المالية في الخزينة العامة للجامعة ورسوم التسجيل 20 دينار للطلبة اللليبيين – صورة من البطاقة الشخصية أو جواز السفر .
5.يصرف للطالب رقم دراسي , ويكتب الرقم الدراسي في مكان واضح على ملفه ويسلم لقسم المحفوظات بقسم التسجيل والقبول .
6 . ثم تقوم وحدة شؤون الطلبة وبتعاون مع قسم الحاسب الآلي بإدارة المسجل بإصدار بطاقة دراسية للطالب .
- يتم تجميع أسماء الطلبة الذين أنهو إجراءات التسجيل في قائمة وإحالتها لقسم الدراسة والامتحانات.
ثانيــــــاً :- إلية تسجيل الطلبة المنتقلون إلى الكلية من الجامعات الأخرى كالآتي :-
- في البداية يسمح أو يأذن لمسجل الكلية باستقبال و استلام إجراءات الطلبة الراغبين في النقل إلى كلية الطب البشري جامعة بنغازي من عميد الكلية , قبل بداية العام الدراسي .
- يقوم المسجل بإستلام الإجراءات كاملة والتي تتضمن :
– طلب كتابي متضمن توقيع عميد الكلية للإجراء – كشف الدرجات الأصلي بالمواد التي درسها الطالب في كُليته السابقة – صورة من الشهادة الثانوية – إفادة بعدم الفصل من الكلية السابقة – إحالة المسجل العام متضمنة معادلة سنة الإعداد .
3.يقوم المسجل بإحالة الإجراءات إلى لجنة القبول والمعادلة بالكلية وذلك للبث في شانها , ومن ثم إرجاعها الى المسجل وإخطار الطالب بقرار اللجنة بالموافقة أو عدم الموافقة وفي حال الموافقة يطلب من المعنى إحضار ملفه الأصلي لإحالته لقسم التسجيل وصرف رقم دراسي له وإصدار بطاقة دراسية وإضافته لقوائم الطلبة وحفظ الملف في وحدة المحفوظات أخطار قسم الدراسة والامتحانات .
ثالثاً:- إلية تسجيل طلبة الاستضافة إلى الكلية من الجامعات الأخرى كالآتي :-
- في البداية يسمح أو يأذن لمسجل الكلية باستقبال و استلام إجراءات الطلبة الراغبين في االدراسة كطلبة أستضافة إلى كلية الطب البشري جامعة بنغازي من عميد الكلية , قبل بداية العام الدراسي .
- يقوم المسجل بإستلام الإجراءات كاملة والتي تتضمن :
– مراسلة بموافقة جامعة الطالب الرئسية – طلب كتابي متضمن توقيع عميد الكلية للإجراء – كشف الدرجات الأصلي بالمواد التي درسها الطالب في كُليته السابقة – إحالة المسجل العام .
3.يقوم المسجل بإحالة الإجراءات إلى لجنة القبول والمعادلة بالكلية وذلك للبث في شانها , ومن ثم إرجاعها الى المسجل وإخطار الطالب بقرار اللجنة بالموافقة أو عدم الموافقة وفي حال الموافقة يطلب من المعنى إحضار صور شخصية لإصدار تعريف استضافة موقت , وإضافته لقوائم الطلبة وأخطار قسم الدراسة والامتحانات .
ثالثاً إلية تجديد القيــــــــد:-
تجديد القيد يتم بداية كل عام دراسي للطلبة النظاميين وذلك بعد استلام القوائم من قسم الدراسة والامتحانات وتكون الآلية كالأتي :
تقوم وحدة شؤون الطلبة بالإعلان عن موعد تجديد القيد في الموقع الرسمي للكلية وصفحة التسجيل والقبول ولوحة الاعلانات وتعطى فرصة أسبوع لجميع الطلبة في كل سنة حسب اللوائح والقوانين .
تطلب وحدة شؤون الطلبة إجراءات أثناء التجديد ومنها الإيصال المالي الذي تدفع قيمته في الخزينة العامة للجامعة وصورة شخصية جديدة وتعبئة نموذج تجديد القيد بعد اعتماده من شؤون الطلبة والمسجل ومن ثم وضعها في ملف الطالب بوحدة المحفوظات .
ومن ثم تقوم وحدة شؤون الطلبة بتنظيم وترتيب القوائم وإحالتها لقسم الدراسة والامتحانات .
رابعــــاً إلية إيقاف القيد :-
يجوز للطالب إيقاف قيده مرة واحدة طيلة الفترة الدراسية والمرة الثانية بموافقة مسجل الكلية أو عميد الكلية ويحدد قسم الدراسة والامتحانات أخر موعد يستطيع الطالب إيقاف قيده وعادةً يكون قبل الامتحانات الجزئية بأسبوعين أو أكثر .
وتكون الآلية بأن يقوم الطالب بالحضور شخصياً إلى وحدة شؤون الطلبة وتعبئة نموذج من نسختين واعتماده من مسجل الكلية ,و يُعطى للطالب نسخة من النموذج وتحفظ النسخة الأخرى في ملف الطالب في وحدة شؤون الطلبة
( قسم الخــريجين )
وظيفة مكتب الخريجين الأساسية استخراج إيفادات الطلبة المتخرجين , حيث يتم استخراج الإفادة بعد الخطوات التالية :-
1.استلام إجراءات الخريج من مكتب الامتياز وإحضار الملف الشخصي من مكتب المحفوظات بقسم التسجيل , وفي وفي حال وجود الملف الفرعي في مكتب الامتياز وبه نواقص في كشف الدرجات , وجود اختلاف في درجات الطالب عند دراسته خارج الجامعة يقوم مكتب الخريجين بالاستعانة بمكتب الدراسة والامتحانات في رصد درجات الطالب ومعادلتها وفقاً للوائح المعتمدة في جامعة بنغازي .
2.في حالة استخراج الإفادة لأول مرة يتم تسليمها للطالب المتخرج مجاناً ، وفي الحالة الثانية يقوم الخريج بطلب إفادة لحاجته لإفادة جديدة نظراً لضياع الأولى أو تغيير في جواز السفر ، حيث يقوم مكتب الخريجين بإعلام الطلبة الخريجين بقائمة الأوراق المطلوبة والتى تتضمن
صورة من الإفادة الأصلية –صورة من جواز السفر –صورة من الرقم الوطني-عدد 2صورة شخصية
ومن ثم يقوم مكتب الخريجين بتسليم الخريج وصل الدفع على الإفادة في الخزينة بقيم مختلفة بين الطالب الليبي والطالب الوافد .
حيث تكون القيمة المعتمدة للإفادة التى تحتوي كشف الدرجات باللغة العربية والإنجليزية 45 دينار للطلبة الليبييين وقيم الإفاد الحائطية 20 درينار للطلبة الليبيين .
أما الطلبة الغير ليبيين فقيمة الإافادة التى تحتوي كشف الدرجات باللغة العربية والإنجليزية 110 دينار وقيمة الإفادة الحائطية 50 دينار .
وعند استلام الأوراق المطلوبة يقوم المكتب بالأستعانة بمكتب الأرشيف لمراجعة درجات الطالب وطباعة الإافادات ومن ثم مراجعتها قبل اعتمادها من مسجل الكلية.
إجراءات النقل لكلية الطب من الجامعات الطبية
قوائم أسماء خريجي كلية الطب